Privacy Policy

Privacy Policy

1. INLEIDING

Verheyen-Koen BV met maatschappelijke zetel te 2330 Merksplas, Lievekenshoek 4 en ingeschreven in de Kruispuntbank voor Ondernemingen onder het ondernemingsnummer 0472.746.821 hecht veel waarde aan een veilige, transparante en vertrouwelijke verzameling en verwerking van jouw persoonsgegevens. In het bijzonder willen wij de gegevens van o.a.  onze klanten, leveranciers beschermen tegen onder meer verlies, lekken, fouten, onterechte toegangen of onrechtmatige verwerkingen.

In deze privacyverklaring willen we je heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy  te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Verheyen-Koen BV houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet – en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR) vanaf haar inwerkingtreding op 25 mei 2018.

Wij vragen dat je deze privacyverklaring aandachtig leest, vermits deze essentiële informatie bevat over hoe jouw persoonsgegevens worden verwerkt en waarvoor.

Door het meedelen van jouw persoonsgegevens verklaar je uitdrukkelijk kennis te hebben genomen van deze verklaring en ga je er eveneens uitdrukkelijk mee akkoord, alsook met de verwerking zelf.

2. TOEPASSINGSGEBIED

Deze privacyverklaring heeft betrekking op alle diensten die door ons worden verstrekt en in het algemeen op alle activiteiten die wij uitvoeren. Wij verwijzen hiervoor naar onze website: www.verheyen-koen.be.

3. PERSOONSGEGEVENS

Naargelang jouw activiteiten en jouw relatie tot onze onderneming, deel je ons de volgende persoonsgegevens mee:

• jouw financiële gegevens: identificatie- en bankrekeningnummers, bedragen die je moet betalen of hebt betaald, een overzicht van de betalingen, etc.;
• elektronische identificatiegegevens: IP-adressen, informatie die via cookies verzameld wordt (lees ons cookiebeleid hieronder);
• accountgegevens: login, wachtwoord en e-mailadres; en
• andere: andere gegevens die je zelf aan ons meedeelt.

Wij wijzen jou er vriendelijk op dat je de verantwoordelijkheid draagt voor alle gegevens die je ons verstrekt en dat wij vertrouwen op de juistheid ervan.

Je bent niet verplicht om jouw persoonsgegevens mee te delen, maar je begrijpt dat het verlenen van bepaalde diensten of het samenwerken onmogelijk wordt wanneer je niet instemt met de verzameling en verwerking ervan.

4. VERWERKINGSDOELEINDEN

• Klantgegevens

In het kader van onze dienstverlening en onze activiteiten verzamelen en verwerken wij de identiteits- en contactgegevens van onze klanten, hun personeel, medewerkers, aangestelden en andere nuttige contactpersonen.

De doeleinden voor deze verwerkingen zijn:

• de uitvoering van de overeenkomsten met onze klanten,
• het klantenbeheer,
• om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die op ons rusten, zoals de boekhoudkundige en fiscale verplichtingen en de verplichtingen inzake anti-witwas;
• het verlenen van toegang tot jouw profiel op ons klantenportaal;
• voor het beheer van (facturatie-)geschillen en vorderingen;
• voor het beheer en de optimalisatie van onze website;
• om verzoeken en vragen gesteld via het contactformulier op onze website te kunnen opvolgen en de gevraagde informatie te kunnen toesturen;
• direct marketingactiviteiten zoals het toesturen van nieuwsbrief, promotionele of commerciële informatie.

• Gegevens van leveranciers

Wij verzamelen en verwerken de identiteits- en contactgegevens van onze leveranciers, evenals hun personeel, medewerkers, aangestelden en andere nuttige contactpersonen. De doeleinden voor deze verwerking zijn de uitvoering van de overeenkomst, het beheer van de leveranciers, de boekhouding en direct marketingactiviteiten zoals het toesturen van de nieuwsbrief, promotionele of commerciële informatie. Voor direct marketingactiviteiten per e-mail ( zoals een nieuwsbrief of uitnodiging voor events) zal steeds een mogelijkheid zijn om je uit te schrijven op elk moment.

• Gegevens van personeel

Wij verwerken de persoonsgegevens van onze werknemers in het kader van ons personeelsbeheer en loonadministratie. Gelet op de specifieke aard ervan, wordt deze verwerking meer uitgebreid geregeld in het arbeidsreglement.

• Andere gegevens

Naast de gegevens van klanten, leveranciers en personeel verwerken wij ook persoonsgegevens van anderen, zoals mogelijke nieuwe kanten/ prospecten, nuttige contacten binnen onze sector, netwerkcontacten, contacten van deskundigen. De doeleinden van deze verwerkingen zijn in het belang van onze activiteiten, direct marketing en public relations.

5. DUUR VAN DE VERWERKING

De persoonsgegevens worden door ons bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de relatie die wij met jou hebben.

Klantengegevens en gegevens van leveranciers zullen in elk geval na een termijn van 10 jaar na het laatste gebruik of na de beëindiging van het project of samenwerking uit onze systemen verwijderd worden, behoudens voor wat betreft deze persoonsgegevens die wij op basis van specifieke wetgeving langer moeten bewaren of in geval van een lopend geschil waarvoor de persoonsgegevens nog noodzakelijk zijn.

6. VERSTREKKING AAN DERDEN

Bepaalde persoonsgegevens die door ons worden verzameld, kunnen worden doorgegeven aan en mogelijk verwerkt worden door derde dienstverleners voor:

• het verzorgen van de internetomgeving (webhosting)
• het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk,…)
• het verzorgen en verspreiden van nieuwbrieven en uitnodigingen
• het verzorgen van de boekhouding zoals boekhouder, bedrijfsrevisor

Het is mogelijk dat één of meer van bovenvermelde derde partijen gelokaliseerd zijn buiten de EU. Er zullen evenwel alleen persoonsgegevens worden doorgestuurd naar derde landen met een passend beschermingsniveau.

Met deze partijen maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen en kunnen deze gegevens enkel gebruiken voor de doeleinden in het kader waarvan zij werden verstrekt.

Indien nodig kunnen jouw persoonsgegevens worden doorgegeven aan andere derde partijen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer wij geheel of gedeeltelijk gereorganiseerd zouden worden, onze activiteiten zouden worden overgedragen of indien wij failliet verklaard zouden worden. Ook is het mogelijk dat persoonsgegevens moeten worden doorgegeven ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan een bepaalde wettelijke verplichting. Wij zullen in dat geval redelijke inspanningen leveren om je voorafgaand te informeren over deze mededeling aan andere derde partijen. Je zal erkennen en begrijpen dat dit in bepaalde omstandigheden niet altijd technisch of commercieel haalbaar is of dat er mogelijk wettelijke beperkingen van toepassing kunnen zijn. Wij zullen jouw persoonsgegevens in geen geval verkopen of commercieel ter beschikking stellen aan direct marketingbureaus of gelijkaardige dienstverleners, tenzij met jouw voorafgaande toestemming.

7. BEVEILIGING VAN DE GEGEVENS

Wij nemen de nodige technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens volgens een afdoend veiligheidsniveau te verwerken en deze te beschermen tegen vernietiging, verlies, vervalsing, wijziging, niet-toegestane toegang of kennisgeving per vergissing aan derden, evenals elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.

• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
• We maken back-ups om deze te kunnen herstellen bij incidenten.
• Alle personen die namens Verheyen-Koen BV van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.

In geen geval kan Verheyen-Koen BV aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens.

Meer informatie over onze beveiligingsmaatregelen is beschikbaar op eenvoudig verzoek.

8. RECHTEN

In overeenstemming en onder de voorwaarden van de Belgische privacywetgeving en de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming delen wij je mee dat je de volgende wettelijke rechten hebt met betrekking tot jouw persoonsgegevens:

• Recht op toegang en inzage
• Recht op rectificatie (verbetering)
• Recht op gegeven wissen (recht op vergetelheid)
• Recht op beperking
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens
• Recht van bezwaar
• Recht van bezwaar tegen direct marketing
• Recht van intrekking van de toestemming
• Automatische beslissingen en profilering.

Je kan voormelde rechten uitoefenen door je te wenden tot Verheyen-Koen BV en een email te sturen naar info@verheyen-koen.be.

9. KLACHTEN en/ of VRAGEN

Indien je na het lezen van deze privacy verklaring verdere vragen, opmerkingen en/of klachten heeft met betrekking tot de verzameling en verwerking van jouw persoonsgegevens, kan je contact opnemen met Verheyen-Koen BV, hetzij per post naar Verheyen-Koen BV, Lievekenshoek 4 te 2330 Merksplas, of per e-mail aan info@verheyen-koen.be

Wij stellen alles in het werk om op een zorgvuldige en legitieme manier om te gaan met jouw persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving. Indien je van oordeel ben dat jouw rechten geschonden zouden zijn en je binnen onze onderneming voor jouw bezorgdheden geen gehoor zou vinden, staat het je vrij een klacht in te dienen bij:

GBA: Gegevensbeschermingsautoriteit

Drukpersstraat 35

1000 Brussel

Tel 02 274 48 00

E-mail: contact@apd-gba.be

https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Je kan je bijkomend richten tot een rechtbank wanneer je meent dat je schade zou lijden als gevolg van de verwerking van jouw persoonsgegevens.